在商业合作中，合同终止是常见但需要谨慎处理的法律行为。一份规范、清晰的终止合作通知函不仅能有效传达终止意向，还能避免后续法律纠纷。本文将详细解析合同终止合作通知函的撰写要点，并提供实用模板和示例。
一、合同终止合作通知函的基本概念
合同终止合作通知函是指一方根据合同约定或法律规定，向另一方发出的正式书面通知，表明其决定终止双方之间的合作关系。这类函件通常用于商业合作、服务协议、供货合同等场景。
1.1 通知函的法律效力
- 正式性：书面形式具有法律效力，可作为证据
- 时效性：需在合同约定的期限内发出
- 明确性：必须清晰表达终止意向和依据
1.2 适用场景
- 合同到期不再续约
- 对方违约导致合同解除
- 不可抗力因素导致合同无法履行
- 双方协商一致终止合作
二、合同终止合作通知函的核心要素
一份完整的终止合作通知函应包含以下关键要素：
2.1 基本信息
- 发函方信息：公司名称、地址、联系人、联系方式
- 收函方信息：公司名称、地址、联系人
- 函件标题：明确标注”终止合作通知函”
- 发函日期：具体到年月日
- 函件编号：便于归档和查询
2.2 合同信息
- 原合同名称及编号
- 合同签订日期
- 合同主要内容简述
- 合同有效期
2.3 终止依据
- 合同条款依据：引用具体条款编号
- 法律依据：如《合同法》相关规定
- 事实依据：说明终止的具体原因
2.4 终止决定
- 明确表达终止意向
- 终止生效日期
- 后续处理安排
2.5 后续事项
- 未完成事项的处理
- 款项结算安排
- 资料交接要求
- 保密义务延续
2.6 签署与送达
- 发函方签字盖章
- 送达方式及证明
三、合同终止合作通知函模板
3.1 通用模板
[公司抬头纸]
终止合作通知函
函件编号：[编号]
日期：[年月日]
致：[收函方公司全称]
地址：[收函方地址]
联系人：[收函方联系人]
联系电话：[收函方电话]
尊敬的[收函方联系人姓名]：
根据我方与贵方于[合同签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]），双方约定合作期限至[合同到期日期]。现因[终止原因简述]，我方依据合同第[具体条款编号]条之规定，正式通知贵方：
一、我方决定自[终止生效日期]起终止上述合同项下的所有合作。
二、合同终止后，双方应按以下方式处理相关事宜：
1. 贵方应于[日期]前完成[具体工作内容]的交接；
2. 双方应于[日期]前完成所有款项的结算；
3. 合同终止后，双方仍应履行保密义务，保密期限为[期限]。
三、请贵方在收到本函后[天数]日内书面确认，并安排后续事宜的对接。
特此函告。
顺祝商祺！
[发函方公司全称]（盖章）
法定代表人/授权代表（签字）：
日期：[年月日]
附件：
1. 原合同复印件
2. 相关结算清单
3.2 因违约终止的模板
[公司抬头纸]
关于终止《[合同名称]》的违约终止通知函
函件编号：[编号]
日期：[年月日]
致：[收函方公司全称]
地址：[收函方地址]
联系人：[收函方联系人]
联系电话：[收函方电话]
尊敬的[收函方联系人姓名]：
我方与贵方于[合同签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]）正在履行中。经核查，贵方存在以下违约行为：
1. [具体违约行为1，如：未按约定时间交付货物]
2. [具体违约行为2，如：交付产品质量不符合合同标准]
3. [具体违约行为3，如：逾期付款超过30天]
上述违约行为已严重违反合同第[具体条款编号]条约定，且经我方[日期]发出的《催告函》（函件编号：[催告函编号]）催告后，贵方仍未在[期限]内纠正。
根据《中华人民共和国合同法》第九十四条及合同第[具体条款编号]条之规定，我方现正式通知贵方：
一、自本函送达之日起，双方签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]）立即终止。
二、贵方应承担以下违约责任：
1. 支付违约金人民币[金额]元；
2. 赔偿我方损失人民币[金额]元；
3. [其他违约责任]。
三、请贵方在收到本函后[天数]日内：
1. 书面确认收到本函；
2. 安排人员与我方对接，处理合同终止后的善后事宜；
3. 支付上述违约金及赔偿金。
四、如贵方对本函内容有异议，应在收到本函后[天数]日内书面提出，否则视为认可。
特此函告。
[发函方公司全称]（盖章）
法定代表人/授权代表（签字）：
日期：[年月日]
附件：
1. 原合同复印件
2. 违约证据材料（包括但不限于：催告函、违约事实证明等）
3. 损失计算清单
3.3 协商一致终止的模板
[公司抬头纸]
关于协商一致终止《[合同名称]》的函
函件编号：[编号]
日期：[年月日]
致：[收函方公司全称]
地址：[收函方地址]
联系人：[收函方联系人]
联系电话：[收函方电话]
尊敬的[收函方联系人姓名]：
我方与贵方于[合同签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]）正在履行中。经双方友好协商，一致同意提前终止该合同。
根据双方于[协商日期]达成的口头/书面共识，现正式确认如下：
一、双方同意自[终止生效日期]起终止《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]）。
二、合同终止后的处理安排：
1. 双方应于[日期]前完成所有未完成工作的交接；
2. 双方应于[日期]前完成所有款项的结算，具体结算方式为：[结算方式说明]；
3. 合同终止后，双方互不承担任何违约责任；
4. 保密义务、知识产权等条款继续有效，期限为[期限]。
三、本函经双方签字盖章后生效，一式两份，双方各执一份。
四、请贵方在收到本函后[天数]日内签字盖章确认，并将原件寄回我方。
特此函告。
[发函方公司全称]（盖章）
法定代表人/授权代表（签字）：
日期：[年月日]
附件：
1. 原合同复印件
2. 协商记录或备忘录
3. 结算清单（草案）
四、合同终止合作通知函撰写要点解析
4.1 语言表达要点
4.1.1 正式性与专业性
- 使用正式的商业信函格式
- 避免口语化表达
- 保持客观、冷静的语气
示例对比：
- ❌ 不恰当：”我们不想跟你们合作了”
- ✅ 恰当：”我方决定终止双方合作关系”
4.1.2 明确性与具体性
- 避免模糊表述
- 使用具体日期、金额、条款编号
- 明确各方责任和义务
示例对比：
- ❌ 不恰当：”尽快完成结算”
- ✅ 恰当：”请于2024年1月15日前完成所有款项的结算”
4.1.3 法律依据的准确性
- 引用具体合同条款
- 引用相关法律法规
- 确保依据真实有效
示例： “根据《中华人民共和国合同法》第九十四条及本合同第8.2条之规定…”
4.2 内容结构要点
4.2.1 逻辑清晰
- 按照”背景-依据-决定-安排”的逻辑顺序
- 使用序号或项目符号分点说明
- 每段围绕一个中心思想
4.2.2 信息完整
- 包含所有必要信息
- 避免遗漏关键要素
- 附件材料齐全
4.2.3 重点突出
- 终止决定要醒目
- 关键日期要明确
- 重要责任要强调
4.3 法律风险防范要点
4.3.1 证据保全
- 保留函件原件
- 保留送达证明
- 保留对方回复
4.3.2 时效性
- 注意合同约定的通知期限
- 注意法律规定的时效
- 及时发出通知
4.3.3 程序合法性
- 确保终止程序符合合同约定
- 确保符合法律规定
- 确保已履行必要程序（如催告）
4.4 送达方式要点
4.4.1 送达方式选择
- 邮寄送达：建议使用EMS或挂号信，保留邮寄凭证
- 直接送达：要求对方签收，保留签收单
- 电子邮件送达：确认对方邮箱地址，要求回复确认
- 传真送达：保留发送成功回执
4.4.2 送达证明
- 邮寄：保留邮寄凭证、签收记录
- 直接送达：保留签收单或现场照片
- 电子邮件：保留发送记录、对方回复
- 传真：保留发送成功回执
五、合同终止合作通知函撰写实例分析
5.1 实例一：服务合同到期终止
背景：A公司与B公司签订为期一年的IT运维服务合同，合同于2023年12月31日到期，A公司决定不再续约。
通知函要点分析：
- 标题明确：《终止合作通知函》
- 合同信息完整：合同名称、编号、签订日期、有效期
- 终止依据清晰：合同到期，引用合同条款
- 终止决定明确：明确终止日期
- 后续安排具体：交接时间、资料归还、款项结算
- 语气专业：保持礼貌但坚定
完整示例：
[公司抬头纸]
终止合作通知函
函件编号：A2023-12-001
日期：2023年12月15日
致：B科技有限公司
地址：XX市XX区XX路XX号
联系人：张经理
联系电话：13800138000
尊敬的张经理：
根据我方与贵方于2022年12月15日签订的《IT运维服务合同》（合同编号：IT-2022-015），双方约定合作期限自2023年1月1日至2023年12月31日。
现合同即将到期，经我方评估，决定不再续签该合同。根据合同第10.1条"合同到期自动终止"之规定，我方正式通知贵方：
一、我方决定自2024年1月1日起终止上述合同项下的所有合作。
二、合同终止后，双方应按以下方式处理相关事宜：
1. 贵方应于2023年12月25日前完成所有系统交接工作，包括但不限于：服务器权限移交、运维文档归还、技术资料交接等；
2. 双方应于2023年12月28日前完成所有款项的结算，具体结算金额以双方确认的结算单为准；
3. 合同终止后，双方仍应履行保密义务，保密期限为合同终止后三年。
三、请贵方在收到本函后3个工作日内书面确认，并安排专人对接后续事宜。
特此函告。
顺祝商祺！
A科技有限公司（盖章）
法定代表人：王明（签字）
日期：2023年12月15日
附件：
1. 原合同复印件
2. 结算清单（草案）
5.2 实例二：供货合同因违约终止
背景：C公司向D公司采购原材料，D公司多次延迟交货且产品质量不合格，C公司决定终止合同。
通知函要点分析：
- 明确违约事实：具体说明违约行为
- 引用催告记录：证明已履行催告义务
- 明确法律依据：引用合同法和合同条款
- 明确违约责任：具体违约金和赔偿金额
- 保留异议权利：给予对方提出异议的期限
完整示例：
[公司抬头纸]
关于终止《原材料采购合同》的违约终止通知函
函件编号：C2023-11-002
日期：2023年11月20日
致：D化工有限公司
地址：XX市XX区XX路XX号
联系人：李经理
联系电话：13900139000
尊敬的李经理：
我方与贵方于2023年1月10日签订的《原材料采购合同》（合同编号：CG-2023-008）正在履行中。经核查，贵方存在以下严重违约行为：
1. 交货严重延迟：合同约定2023年10月15日前交付第一批货物，但贵方实际交付时间为2023年11月5日，延迟21天；
2. 产品质量不合格：2023年11月5日交付的货物经我方质检，发现其中30%的产品不符合合同约定的质量标准（详见附件《质检报告》）；
3. 未按约定补救：我方已于2023年11月8日向贵方发出《催告函》（函件编号：C2023-11-001），要求贵方在3日内提供补救方案，但贵方至今未予回应。
上述违约行为已严重违反合同第5.2条（交货时间）及第6.1条（质量标准）的约定，且经我方催告后仍未纠正。
根据《中华人民共和国合同法》第九十四条及合同第12.3条之规定，我方现正式通知贵方：
一、自本函送达之日起，双方签订的《原材料采购合同》（合同编号：CG-2023-008）立即终止。
二、贵方应承担以下违约责任：
1. 支付违约金人民币50,000元（按合同第12.3条计算）；
2. 赔偿我方损失人民币120,000元（包括：生产线停工损失80,000元，重新采购差价40,000元）；
3. 退还我方已支付的货款人民币300,000元。
三、请贵方在收到本函后5日内：
1. 书面确认收到本函；
2. 安排人员与我方对接，处理合同终止后的善后事宜；
3. 支付上述违约金、赔偿金及退还货款。
四、如贵方对本函内容有异议，应在收到本函后5日内书面提出，否则视为认可。
特此函告。
C制造有限公司（盖章）
法定代表人：赵强（签字）
日期：2023年11月20日
附件：
1. 原合同复印件
2. 《催告函》（C2023-11-001）复印件
3. 《质检报告》
4. 损失计算清单
六、合同终止合作通知函的常见问题与解答
6.1 问题一：如何确定终止生效日期？
解答：
- 合同有约定：按合同约定的日期
- 合同无约定：
- 即时终止：通知送达即生效
- 约定生效：可约定未来某日生效
- 法定终止：按法律规定的时间
- 建议：明确写明”自本函送达之日起”或”自[具体日期]起”
6.2 问题二：对方不签收怎么办？
解答：
- 邮寄送达：使用EMS或挂号信，保留邮寄凭证和签收记录
- 公证送达：通过公证处进行送达公证
- 公告送达：在省级以上报纸公告（需符合法律规定）
- 电子邮件送达：发送至合同约定的邮箱，要求回复确认
6.3 问题三：终止后还有未完成的工作怎么办？
解答：
- 在通知函中明确：列出需要交接的工作清单
- 约定交接期限：明确具体完成时间
- 指定对接人：明确双方对接人员
- 约定验收标准：明确工作完成的标准
6.4 问题四：如何处理保密义务？
解答：
- 明确保密期限：合同终止后保密义务通常继续有效
- 明确保密范围：商业秘密、技术资料、客户信息等
- 明确违约责任：违反保密义务的后果
- 在通知函中重申：即使合同终止，保密义务仍然有效
七、合同终止合作通知函的撰写流程
7.1 准备阶段
- 审查合同：仔细阅读合同条款，特别是终止条款
- 收集证据：整理违约证据、往来函件、沟通记录
- 内部审批：获得公司内部法律部门或管理层的批准
- 确定终止依据：明确是合同到期、违约还是协商一致
7.2 撰写阶段
- 选择模板：根据终止原因选择合适的模板
- 填写信息：准确填写所有相关信息
- 核对细节：检查日期、金额、条款编号等是否准确
- 法律审核：请法务部门审核内容合法性
7.3 发送阶段
- 选择送达方式：根据实际情况选择最合适的送达方式
- 保留证据：确保能证明对方已收到通知
- 记录发送：记录发送时间、方式、接收人等信息
7.4 跟进阶段
- 等待回复：在约定期限内等待对方回复
- 处理异议：如对方提出异议，根据根据进行
：
根据：
七、合同终止合作通知函的撰写禁忌
7.1 语言表达禁忌
- ❌ 使用情绪化、攻击性语言
- ❌ 使用模糊、不确定的表述
- ❌ 使用非正式、口语化表达
7.2 内容结构禁忌
- ❌ 遗漏关键信息（如合同编号、终止日期）
- ❌ 逻辑混乱，条理不清
- ❌ 重点不突出，关键信息被淹没
7.3 法律风险禁忌
- ❌ 未引用具体合同条款或法律依据
- ❌ 未保留送达证据
- ❌ 未考虑对方可能的异议和反驳
7.4 格式规范禁忌
- ❌ 使用非正式信纸或格式
- ❌ 缺少公司盖章或签字
- ❌ 未注明发函日期
八、合同终止合作通知函的优化建议
8.1 提前准备
- 收集证据：整理所有相关合同、邮件、沟通记录
- 评估风险：评估终止可能带来的法律和商业风险
- 制定预案：准备应对对方可能的反应
8.2 沟通策略
- 先沟通后发函：重要合作可先口头沟通，再发正式函件
- 保持专业态度：即使对方违约，也应保持专业和冷静
- 留有余地：在函件中可适当留有协商空间
8.3 后续跟进
- 及时跟进：在约定期限内跟进对方回复
- 记录过程：详细记录所有沟通和处理过程
- 总结经验：分析此次终止的经验教训
九、总结
合同终止合作通知函是商业活动中重要的法律文件，其撰写质量直接影响终止的合法性和有效性。撰写时应注意：
- 格式规范：使用正式商业信函格式
- 内容完整：包含所有必要要素
- 语言准确：使用正式、明确、专业的语言
- 依据充分：引用具体合同条款和法律依据
- 证据保全：确保送达证明和沟通记录完整
通过遵循本文提供的模板和要点，您可以撰写出专业、规范、有效的合同终止合作通知函，有效维护自身合法权益，同时为后续可能的法律程序奠定良好基础。
最后提醒：对于重大合同或复杂情况，建议在发出正式通知函前咨询专业律师，确保终止行为完全合法合规。