在商业合作中，合作到期终止是常见情况。一份专业且体面的终止合作告知函不仅能维护双方关系，还能为未来可能的合作留下良好印象。本文将详细指导您如何撰写这样的告知函，包括结构、措辞、注意事项，并提供具体示例。
一、理解终止合作告知函的目的与重要性
终止合作告知函是正式通知对方合作即将结束的书面文件。其核心目的包括：
- 明确告知：清晰传达合作终止的决定和时间点。
- 保持专业：避免因沟通不当引发误解或纠纷。
- 维护关系：即使合作结束，也保持尊重和体面，为未来可能的合作或推荐留下空间。
- 法律依据：作为正式记录，避免后续法律争议。
重要性：一份得体的告知函能体现公司的专业素养，减少对方的负面情绪，确保平稳过渡。例如，如果合作方是长期伙伴，不当的终止方式可能导致行业口碑受损；反之，专业处理可能带来新的合作机会。
二、终止合作告知函的基本结构
一份完整的告知函通常包括以下部分，每部分都有其特定功能：
1. 标题
- 作用：明确文件性质，便于归档。
- 写法：简洁明了，如“关于终止合作的告知函”或“合作到期终止通知”。
- 示例：
# 关于终止合作的告知函
2. 称谓
- 作用：尊重对方，体现正式性。
- 写法：使用正式称呼，如“尊敬的[对方公司名称]”或“尊敬的[联系人姓名及职务]”。
- 示例：
尊敬的ABC科技有限公司：
3. 正文
正文是核心部分，需分段阐述，逻辑清晰。建议包括：
- 开头：简要回顾合作背景，表达感谢。
- 主体：明确告知终止决定、原因（可选）、生效日期、后续安排。
- 结尾：表达祝福或未来合作可能性。
4. 结尾敬语
- 作用：保持礼貌，结束正式沟通。
- 写法：如“此致敬礼”或“顺祝商祺”。
- 示例：
此致 敬礼！
5. 落款
- 作用：明确发函方信息。
- 写法：公司名称、部门、联系人、日期、盖章（如适用）。
- 示例：
发函方：XYZ有限公司 部门：商务合作部 联系人：张三 联系电话：138-xxxx-xxxx 日期：2023年10月15日 （公司公章）
三、撰写时的关键技巧与措辞建议
1. 保持客观与专业
- 避免情绪化语言：不使用指责性词汇，如“你们的服务太差”。
- 聚焦事实：基于合同条款或合作表现，而非个人感受。
- 示例对比：
- 不专业：“由于你们效率低下，我们决定终止合作。”
- 专业：“根据合同第X条，合作将于2023年12月31日到期。经评估，我们决定不再续约。”
2. 表达感谢与肯定
- 作用：缓和终止带来的负面情绪，体现尊重。
- 措辞建议：提及具体合作成果或对方的贡献。
- 示例：“在过去的三年合作中，贵公司提供的技术支持为我们的项目成功奠定了坚实基础，我们对此深表感谢。”
3. 明确终止细节
- 关键点：生效日期、未完成事项的处理、资产交接等。
- 示例：“合作将于2023年12月31日正式终止。请于该日期前完成所有未结款项的结算，并将相关资料移交至我司指定人员。”
4. 提供过渡支持（如适用）
- 作用：展现责任感，减少对方困扰。
- 示例：“为确保平稳过渡，我司将在终止后一个月内提供必要的协助，包括数据迁移和问题解答。”
5. 保持简洁与礼貌
- 长度控制：通常1-2页，避免冗长。
- 语气：正式但不生硬，使用“我们”而非“我司”以显亲切（视情况而定）。
四、完整示例：专业且体面的终止合作告知函
以下是一个虚构的示例，假设合作方为“ABC科技有限公司”，合作内容为软件开发服务，合作期三年，到期不再续约。
# 关于终止合作的告知函
尊敬的ABC科技有限公司：
首先，谨代表XYZ有限公司，对贵公司过去三年在软件开发项目上的专业支持与辛勤付出表示衷心感谢。自2020年1月1日合作以来，贵公司提供的定制化解决方案显著提升了我们的运营效率，特别是在系统稳定性优化方面，取得了令人瞩目的成果。
根据双方于2020年1月1日签订的《软件开发服务合同》（合同编号：XYZ-2020-001），合作期限将于2023年12月31日届满。经我司内部评估与战略调整，我们决定不再续签该合同。此决定并非基于贵公司的服务质量，而是出于我司业务方向的调整，希望贵公司能够理解。
为确保合作平稳终止，现将相关事宜安排如下：
1. **生效日期**：合作将于2023年12月31日正式终止。
2. **未结款项**：请于2023年12月15日前提交最终结算单，我司将在收到后15个工作日内完成支付。
3. **资料交接**：请于2023年12月20日前，将项目源代码、文档及所有相关资料移交至我司技术部李四（邮箱：lisi@xyz.com）。
4. **过渡支持**：在终止后一个月内（2024年1月1日至1月31日），我司将提供必要的技术支持，协助解决遗留问题。
我们珍视与贵公司的合作关系，并期待未来在其他领域有机会再次合作。如有任何疑问，请随时联系我司商务合作部张三（电话：138-xxxx-xxxx，邮箱：zhangsan@xyz.com）。
再次感谢贵公司的专业服务与合作精神！
此致
敬礼！
发函方：XYZ有限公司
部门：商务合作部
联系人：张三
联系电话：138-xxxx-xxxx
日期：2023年10月15日
（公司公章）
五、常见错误与避免方法
1. 模糊不清
- 错误：未明确终止日期或后续安排。
- 避免：使用具体日期和清晰步骤，如上例所示。
2. 语气生硬或消极
- 错误：使用命令式语言或抱怨。
- 避免：采用协商式语气，如“我们建议”或“请协助”。
3. 忽略法律条款
- 错误：未提及合同依据，可能引发争议。
- 避免：引用合同条款，确保符合法律要求。
4. 缺乏细节
- 错误：只说“终止合作”，不交代细节。
- 避免：涵盖所有关键点，如结算、交接、支持等。
六、特殊情况处理
1. 因对方违约而终止
- 建议：在告知函中客观陈述违约事实，引用合同条款，但避免攻击性语言。
- 示例：“根据合同第5条，贵公司未能按时交付关键模块，已构成违约。经多次沟通未果，我司决定终止合作。”
2. 双方协商一致终止
- 建议：强调共同决定，表达感谢。
- 示例：“经双方友好协商，一致同意提前终止合作。感谢贵公司的理解与配合。”
3. 紧急终止
- 建议：说明紧急原因，并提供快速过渡方案。
- 示例：“因我司突发业务调整，需立即终止合作。我们将全力协助在一周内完成交接。”
七、发送前的检查清单
在发送告知函前，请确保：
- [ ] 所有信息准确无误（日期、金额、联系人等）。
- [ ] 语气专业、礼貌、无歧义。
- [ ] 符合合同条款和法律要求。
- [ ] 已获得内部审批（如适用）。
- [ ] 选择正式发送方式（如邮件+快递，或正式信函）。
八、总结
撰写一份专业且体面的终止合作告知函，关键在于平衡清晰、尊重与责任感。通过结构化内容、积极措辞和周到安排，您可以有效维护商业关系，减少潜在冲突。记住，终止合作不是终点，而是新机会的起点。一份得体的告知函能为您和公司赢得长期声誉。
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