在商业活动中，合作关系的解除是常见但敏感的事件。一份措辞得当的解除说明不仅能清晰传达己方立场，还能有效规避潜在的法律风险。本文将详细探讨如何撰写此类文件，并提供具体范本和示例。
一、撰写前的准备工作
在动笔之前，必须做好充分的准备工作，这是确保文件有效性和安全性的基础。
1. 审查合作协议
首先，仔细回顾双方签署的合作协议，重点关注以下条款：
- 解除条款：协议中是否规定了单方解除的条件、程序和通知期限？
- 违约责任：解除方是否可能构成违约？违约责任如何界定？
- 保密与知识产权：解除后，双方的保密义务和知识产权归属如何处理？
- 争议解决：协议中约定的争议解决方式（如仲裁或诉讼）是什么？
示例：假设你与一家软件开发公司签订了为期两年的开发合同，合同第8条明确规定：“任何一方欲提前解除合同，需提前90天书面通知对方，并支付相当于三个月服务费的违约金。”如果你计划在合同履行一年后解除，就必须遵守此条款，否则可能面临违约索赔。
2. 收集证据材料
收集所有能证明解除理由的证据，例如：
- 对方违约的邮件、聊天记录、会议纪要
- 项目进度报告、交付物验收记录
- 财务往来凭证（如未按时付款的记录）
这些证据在后续可能发生的争议中至关重要。
3. 咨询法律专业人士
在正式发出解除通知前，强烈建议咨询律师。律师可以帮助你：
- 评估解除的法律依据和风险
- 审查通知文件的措辞
- 制定后续应对策略
二、解除说明的核心要素
一份完整的解除说明应包含以下核心要素，缺一不可：
1. 明确的标题和双方信息
标题应直接点明文件性质，例如“关于解除《XX合作协议》的通知”。正文开头需清晰列出双方的全称、地址、联系人等信息。
2. 协议基本信息
准确引用原合作协议的名称、编号、签订日期等，避免歧义。
3. 解除理由
这是最关键的部分。理由必须具体、客观，并基于事实和证据。避免使用情绪化或主观臆断的语言。
错误示例：“贵公司服务态度恶劣，我们无法继续合作。” 正确示例：“根据我方记录，贵公司未能在2023年10月15日前交付第二阶段开发成果，且已逾期30天，构成根本违约。具体证据详见附件一《项目进度延误记录》。”
4. 解除决定及生效日期
明确表达解除的决定，并说明解除的生效日期。生效日期应符合协议约定或法律规定。
5. 后续事项安排
详细说明解除后的善后工作，包括：
- 款项结算：未结清的费用如何计算和支付
- 资料交接：需返还或销毁的文件、数据、源代码等
- 知识产权：已产生成果的归属
- 保密义务：解除后保密义务的延续期限
6. 法律依据
引用具体的法律条款或合同条款作为解除的依据，增强文件的法律效力。
7. 联系方式
提供后续沟通的联系人及方式，体现合作态度，也为可能的协商留有余地。
三、避免法律风险的要点
1. 保持客观与冷静
避免在文件中指责、侮辱对方，所有陈述应基于事实和证据。情绪化的语言可能被解读为恶意，增加法律风险。
2. 确保程序合法
严格按照协议约定或法律规定的通知程序进行。例如，协议要求书面通知，就不能仅通过电话或微信口头告知。
3. 保留送达证据
通过可追踪的方式发送解除通知，如：
- 挂号信：保留邮寄凭证和签收记录
- 电子邮件：使用可追踪的邮件系统，并设置已读回执
- 专人送达：要求对方签收并保留回执
4. 避免单方面承诺
不要在解除通知中做出超出协议范围的承诺，如“我方将承担所有后续责任”，这可能被对方利用。
5. 注意保密
在解除过程中，避免公开讨论合作细节，防止商业秘密泄露。
四、范本示例
以下是一个通用的合作关系解除说明范本，可根据实际情况调整：
关于解除《XX项目合作协议》的通知
致：XX科技有限公司 地址：XX市XX区XX路XX号 联系人：张三（项目经理） 联系电话：138XXXXXXXX
发自：XX商贸有限公司 地址：XX市XX区XX路XX号 联系人：李四（法务部） 联系电话：139XXXXXXXX
日期： 2023年11月1日
事由： 解除《XX项目合作协议》（编号：HT-2023-001，签订日期：2023年1月15日）
尊敬的XX科技有限公司：
我司与贵司于2023年1月15日签订的《XX项目合作协议》（编号：HT-2023-001，下称“原协议”），约定由贵司为我司开发XX管理系统，合作期限为12个月。
经我司核查，贵司在履行原协议过程中存在以下严重违约行为：
- 交付延误：根据原协议第5条，贵司应于2023年9月30日前完成系统核心模块的交付。但截至本通知发出之日，贵司仍未完成交付，已逾期31天（具体延误记录见附件一）。
- 质量不符：贵司于2023年8月15日提交的测试版本，经我司验收，存在15处严重功能缺陷，不符合原协议附件二约定的技术标准（详见附件二《验收不合格报告》）。
鉴于贵司的上述行为已构成根本违约，严重损害了我司的合同利益，根据原协议第8条第2款“一方根本违约，守约方有权单方解除合同”之规定，我司现正式通知贵司，自本通知送达之日起，原协议立即解除。
解除后的后续事项安排如下：
- 款项结算：截至解除日，我司已支付贵司项目款人民币50万元。根据原协议第9条，贵司应退还我司已支付但未完成工作量对应的款项。经核算，贵司应退还人民币30万元。请贵司在收到本通知后10个工作日内，将上述款项汇至我司指定账户（账户信息见附件三）。
- 资料交接：请贵司在收到本通知后5个工作日内，将我司提供的所有技术资料、商业数据、源代码等（详见附件四《资料清单》）完整归还或按我司要求销毁，并提供书面确认。
- 知识产权：原协议约定，项目开发过程中产生的知识产权归我司所有。请贵司立即停止使用我司的任何知识产权，并确保其员工不泄露相关技术秘密。
- 保密义务：原协议约定的保密义务在本协议解除后继续有效，期限为5年。
请贵司在收到本通知后，于3个工作日内书面确认收到，并就上述后续事项安排与我司联系人李四进行沟通。
如贵司对本通知内容有异议，可依据原协议第12条约定，向XX仲裁委员会申请仲裁。
特此通知。
附件：
- 附件一：项目进度延误记录
- 附件二：验收不合格报告
- 附件三：我司收款账户信息
- 附件四：资料交接清单
发函方（盖章）： XX商贸有限公司 授权代表（签字）： 李四 日期： 2023年11月1日
五、特殊情况的处理
1. 协议未约定解除条款
如果原协议没有明确的解除条款，可以依据《中华人民共和国民法典》的相关规定，如第五百六十三条关于法定解除权的规定。在通知中应明确引用法律条文。
2. 双方协商解除
如果是双方友好协商解除，可以共同签署一份《解除协议》，明确约定解除后的权利义务，避免后续纠纷。《解除协议》的范本可参考上述解除说明，但需双方共同签字盖章。
3. 对方拒绝配合
如果对方拒绝签收解除通知，应立即采取公证送达或律师函的方式，并保留所有证据。同时，可以考虑向法院申请财产保全，防止对方转移资产。
六、总结
撰写合作关系解除说明是一项需要谨慎处理的工作。核心原则是：事实清晰、依据充分、程序合法、措辞严谨。通过做好前期准备、明确核心要素、规避法律风险，并参考合适的范本，你可以撰写出一份既能清晰表达立场，又能有效保护自身权益的解除文件。
记住，解除合作关系只是商业活动的一个环节，保持专业和理性，为未来的商业机会留有余地，同样重要。