在商业活动中，合作关系的终止是不可避免的环节。一份专业且措辞严谨的终止公函，不仅能清晰传达终止意向，更能有效规避潜在的法律风险，维护双方的商业信誉。本文将详细阐述如何撰写此类公函，并提供具体示例和注意事项。
一、 明确终止公函的核心目标与原则
在动笔之前，必须明确公函的核心目标：正式、清晰、无歧义地通知对方合作关系将于特定日期终止，并就终止后的相关事宜（如款项结算、资料交接、保密义务等）达成共识或明确后续流程。
撰写时应遵循以下原则：
- 客观性：基于事实和合同条款，避免情绪化或指责性语言。
- 准确性：所有日期、金额、合同编号等信息必须准确无误。
- 完整性：涵盖终止的法律依据、生效日期、后续安排等关键要素。
- 专业性：使用正式的商业信函格式和语言。
二、 终止公函的关键组成部分
一份完整的终止公函通常包含以下部分：
1. 信头与信尾
- 发函方信息：公司全称、地址、联系人、电话、邮箱。
- 收函方信息：对方公司全称、地址、联系人。
- 日期：发函日期。
- 主题：清晰标明，如“关于终止《XX合作协议》的函”。
- 称谓：正式称呼，如“尊敬的XX公司”。
- 结尾敬语：如“顺颂商祺”。
- 签章：公司公章或授权代表签字。
2. 正文核心内容
- 引言：简要提及双方的合作关系及所依据的合同。
- 终止决定：明确表达终止合作的决定。
- 终止依据：引用合同条款（如合同第X条关于终止的约定）或法律规定（如《民法典》相关规定）。
- 终止生效日期：明确具体的终止生效日期。
- 后续事宜安排：
- 款项结算：明确最终结算金额、支付方式、截止日期。
- 资料与资产交接：明确需交接的文件、数据、设备等，以及交接的时间和方式。
- 保密义务：重申终止后双方仍需遵守的保密条款。
- 知识产权：明确合作期间产生的知识产权归属。
- 争议解决：如对终止事宜有异议，约定协商或仲裁/诉讼途径。
- 表达感谢与祝愿：对合作期间的支持表示感谢，并祝愿对方未来发展顺利。
3. 附件（如有）
- 如涉及复杂的结算清单、交接清单等，可作为附件列出。
三、 撰写技巧与法律风险规避要点
1. 严格依据合同条款
- 风险点：无合同依据或依据错误的条款单方终止，可能构成违约。
- 规避方法：仔细研读合同中的“终止条款”、“解除条款”、“违约责任条款”。确保终止行为符合合同约定的条件和程序（如提前通知期、书面形式等）。
- 示例：若合同约定“任何一方可提前30日书面通知终止”，则公函中必须明确“根据《XX合作协议》第X条，我方现正式通知贵方，本协议将于2023年12月31日终止，本函发出日期为2023年11月30日，已满足30日通知期要求。”
2. 避免使用模糊或绝对化语言
- 风险点：使用“可能”、“大概”、“我们认为”等模糊词汇，或“立即终止”、“永久终止”等绝对化词汇，可能引发争议。
- 规避方法：使用确定性语言，明确日期和条件。
- 错误示例：“我们觉得合作不太顺利，打算近期终止。”
- 正确示例：“鉴于双方在合作目标上存在根本分歧，根据《XX合作协议》第X条第Y款，我方决定于2023年12月31日正式终止本协议。”
3. 清晰界定终止后的权利义务
- 风险点：未明确后续安排，导致合作终止后产生纠纷（如尾款支付、资料归属、保密义务等）。
- 规避方法：在公函中逐一列出关键后续事项，并给出明确的解决方案或时间表。
- 示例条款： > “1. 款项结算：请贵方于2024年1月15日前，将最终结算款项人民币XX元支付至我方指定账户（账户信息见附件）。我方将在收到款项后3个工作日内出具结算确认函。 > 2. 资料交接：请贵方于2024年1月5日前，将我方提供的所有技术资料、客户名单等文件（详见附件《交接清单》）完整归还。我方将派专人于当日14:00-16:00前往贵方办公室办理交接手续。 > 3. 保密义务：双方确认，本协议终止后，双方仍需继续履行保密义务，保密期限为协议终止后三年。”
4. 保持专业与尊重的语气
- 风险点：使用指责、嘲讽或威胁性语言，可能激化矛盾，损害公司形象，甚至在诉讼中成为不利证据。
- 规避方法：即使因对方违约而终止，也应就事论事，陈述事实，避免人身攻击。
- 错误示例：“贵方严重违约，我方无法再与你们合作，立即终止！”
- 正确示例：“鉴于贵方未能按照《XX合作协议》第X条约定，在2023年10月31日前交付合格产品，已构成根本违约。根据该协议第Y条，我方现正式通知贵方，本协议自本函发出之日起终止。”
5. 确保送达与证据保留
- 风险点：对方否认收到通知，导致终止日期无法确定。
- 规避方法：
- 使用可追踪的送达方式：如EMS快递（保留快递单号、签收回执）、挂号信、或双方约定的电子邮箱（并设置已读回执）。
- 同步发送：通过合同约定的联系方式（如指定邮箱）发送电子版，并电话确认对方已收到。
- 保留证据：妥善保管快递底单、签收回执、邮件发送记录、电话录音（如适用）等。
四、 完整示例模板
以下是一个基于假设场景的完整终止公函示例：
[发函公司信头] 公司名称：XX科技有限公司 地址：XX市XX区XX路XX号 联系人：张经理 电话：010-12345678 邮箱：zhang@xxtech.com
日期：2023年11月30日
主题：关于终止《技术开发合作协议》的函
致：XX创新科技有限公司 地址：XX市XX区XX路XX号 联系人：李总监
尊敬的XX创新科技有限公司：
我司与贵司于2023年1月1日签订的《技术开发合作协议》（合同编号：2023-TD-001，以下简称“本协议”）正在履行中。
鉴于双方在合作过程中，就项目范围变更及费用调整未能达成一致，且贵司未能按照本协议第5.2条约定，在2023年11月15日前提交符合验收标准的第二阶段开发成果，已构成根本违约。根据本协议第9.1条“违约与终止”条款，我司现正式通知贵司，本协议将于2023年12月31日正式终止。
为确保合作平稳结束，现就终止后的相关事宜安排如下：
款项结算：根据本协议及双方确认的《工作量确认单》，贵司应向我司支付剩余开发费用共计人民币120,000元（大写：壹拾贰万元整）。请贵司于2024年1月10日前，将上述款项支付至我司以下账户：
- 开户行：中国工商银行北京分行XX支行
- 账户名：XX科技有限公司
- 账号：0200001234567890123 我司将在收到全部款项后3个工作日内，向贵司出具正式发票及结算确认函。
资料与资产交接：
- 请贵司于2024年1月5日前，将我司提供的所有项目相关资料（包括但不限于需求文档、设计稿、源代码、测试报告等，详见附件《资料交接清单》）完整归还。
- 交接方式：我司将派技术负责人王工于2024年1月5日14:00-16:00前往贵司办公室现场办理。请贵司提前准备好相关资料。
保密义务：本协议终止后，双方仍需严格遵守本协议第7条“保密条款”的约定，对在合作期间知悉的对方商业秘密、技术信息等承担保密义务，该义务不因本协议终止而解除，保密期限为本协议终止后三年。
知识产权：根据本协议第6条“知识产权”条款，合作期间由我司独立开发完成的源代码及相关文档，其知识产权归我司所有；由贵司独立开发完成的部分，其知识产权归贵司所有。双方已共同完成的成果，其知识产权归属按本协议第6.3条约定处理。
争议解决：如贵司对本终止通知或上述安排有任何异议，请于收到本函后5个工作日内书面回复我司。双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向本协议约定的仲裁机构（XX仲裁委员会）提起仲裁。
感谢贵司在合作期间给予的支持与配合。祝愿贵司业务蒸蒸日上。
顺颂商祺！
（公司公章） XX科技有限公司 授权代表签字：_________ 日期：2023年11月30日
附件：
- 《资料交接清单》
- 《工作量确认单》复印件
五、 特殊情况的处理建议
- 对方违约导致终止：在公函中清晰、客观地陈述对方违约事实（时间、具体行为），并引用合同中对应的违约条款。避免主观臆断，仅陈述可验证的事实。
- 协商一致终止：如果双方已达成口头或书面终止意向，公函可作为确认函。措辞上可更温和，强调“经双方友好协商一致”，并重申已达成的终止条件。
- 情势变更或不可抗力：如因政策变化、自然灾害等客观原因导致合作无法继续，应在公函中说明情况，并引用《民法典》关于情势变更或不可抗力的相关规定，提出合理的终止方案。
六、 总结
撰写一份专业且规避法律风险的合作关系终止公函，关键在于“有据、清晰、完整、专业”。始终以合同和法律为依据，用客观、准确的语言明确终止决定、生效日期及后续安排，并通过可靠的送达方式保留证据。在发出正式公函前，建议咨询公司法务或专业律师，确保公函内容完全符合法律规定和合同约定，从而最大程度地保护自身合法权益，实现合作关系的平稳、有序终止。