引言

在商业合作中，难免会遇到合作伙伴未能履行合同义务、违反约定或出现其他违约行为的情况。此时，一封正式的合作警告函（也称为催告函或违约通知函）不仅是沟通的桥梁，更是保护自身权益、避免法律风险的重要法律文件。本文将详细解析合作警告函的撰写要点、关键步骤，并提供实用的模板和范例，帮助您在商业活动中有效维护自身合法权益。

一、合作警告函的法律意义与作用

1.1 法律意义

合作警告函在法律上具有多重意义：

  • 证据作用：作为对方违约的书面证据，在诉讼或仲裁中具有重要证明力。
  • 中断诉讼时效：根据《民法典》规定，向义务人发送催告函可以中断诉讼时效，重新计算三年。
  • 履行通知义务：在合同中约定的通知义务，发送警告函是履行该义务的体现。
  • 协商解决的起点：为双方提供协商解决问题的机会，避免直接进入诉讼程序。

1.2 主要作用

  • 警示作用：明确告知对方违约事实及后果
  • 催告作用：要求对方在合理期限内纠正违约行为
  • 保全作用：为可能的法律行动保留证据
  • 协商作用：为双方和解创造条件

二、合作警告函的核心要素

2.1 基本结构要素

一份完整的合作警告函应包含以下要素：

  1. 标题：明确文件性质，如”关于XX合作项目的违约警告函”
  2. 发函方信息：公司全称、地址、联系人、联系方式
  3. 收函方信息：公司全称、地址、联系人
  4. 日期：发函日期
  5. 事由：简明扼要说明发函原因
  6. 事实陈述：详细描述违约事实，包括时间、地点、具体行为
  7. 合同依据：引用相关合同条款
  8. 法律依据：引用相关法律法规
  9. 要求与期限：明确要求对方采取的行动及合理期限
  10. 后果说明：明确告知不履行的法律后果
  11. 送达方式：说明函件的送达方式及证据保留
  12. 落款：公司盖章、授权代表签字

2.2 关键内容要点

  • 事实描述要客观具体：避免主观臆断，使用”贵方于2023年X月X日未按合同约定交付XX产品”而非”贵方总是拖延交付”
  • 引用条款要准确：精确引用合同条款编号和内容
  • 要求要明确合理：要求应具体、可执行，期限应合理
  • 语气要专业得体：保持专业、冷静、客观的语气，避免情绪化表达

三、撰写合作警告函的关键步骤

步骤1：全面审查合同条款

在撰写前，必须仔细审查相关合同，明确：

  • 对方的具体义务条款
  • 违约责任条款
  • 通知方式和期限条款
  • 争议解决条款

示例：在采购合同中，需重点关注：

第5条 交付条款：乙方应于2023年12月31日前交付全部货物。
第8条 违约责任：每延迟一日，乙方应支付合同总额0.5%的违约金。
第12条 通知条款：任何通知应以书面形式送达至合同约定地址。

步骤2：收集和固定证据

收集所有能证明对方违约的证据，包括：

  • 合同原件及附件
  • 往来邮件、微信聊天记录
  • 付款凭证、发票
  • 交货单、验收单
  • 会议纪要、录音录像（需合法取得）

证据整理示例：

证据清单：
1. 《XX采购合同》原件（2023年1月1日签署）
2. 2023年12月15日催货邮件（已读回执）
3. 2023年12月20日微信聊天记录截图
4. 2023年12月25日未按时交付的证明
5. 2024年1月5日催款函及快递单号

步骤3：确定警告函的类型

根据违约严重程度选择不同类型的警告函：

类型 适用情况 语气 期限
提醒函 轻微违约，首次提醒 友好、提醒 较长（7-15天）
催告函 明确违约，要求纠正 正式、明确 适中（3-7天）
最后警告函 严重违约，即将采取法律行动 严厉、明确 较短（1-3天）

步骤4：撰写函件内容

按照以下顺序撰写：

  1. 开头部分：说明发函目的

    “致：XX公司 关于：XX合作项目违约事宜 我司与贵司于2023年1月1日签订的《XX合作协议》（合同编号：XXXX）中，贵司存在多项违约行为，现正式致函如下：”

  2. 事实陈述部分：按时间顺序详细描述

    “1. 贵司应于2023年12月31日前交付全部货物，但截至本函发出之日（2024年1月10日），仍有30%的货物未交付，已构成严重违约。

    1. 根据合同第5条约定，贵司应提供质量合格的产品，但经我司检测，贵司交付的XX批次产品存在XX质量问题（详见附件检测报告）。”

  3. 法律依据部分：引用合同和法律条款

    “根据《XX合作协议》第8条约定：’乙方未按约定时间交付货物的，每延迟一日应支付合同总额0.5%的违约金。’同时，根据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条规定：’当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。’”

  4. 要求与期限部分：明确具体要求

    “现要求贵司在收到本函后3个工作日内：

    1. 立即交付剩余全部货物；
    2. 对存在质量问题的货物进行更换；
    3. 支付截至2024年1月10日的违约金共计XX元。”

  5. 后果说明部分：明确法律后果

    “如贵司未在上述期限内履行义务，我司将：

    1. 依据合同约定追究贵司的违约责任；
    2. 暂停支付剩余款项；
    3. 保留向法院提起诉讼或申请仲裁的权利；
    4. 要求贵司赔偿因此造成的一切损失。”

步骤5：选择送达方式并保留证据

  • 首选方式：EMS快递（邮政特快专递），在快递单上注明”XX公司违约警告函”
  • 备选方式：公证送达、电子邮件（需确认对方已读）
  • 必须保留：快递底单、签收记录、邮件发送截图及已读回执

步骤6：内部审批与发送

  • 法务部门审核
  • 管理层审批
  • 正式盖章签字
  • 按约定方式送达

四、合作警告函模板

模板1：通用型合作警告函

[公司抬头纸]

关于：[具体违约事项]的违约警告函

致：[收函公司全称]
地址：[详细地址]
联系人：[姓名]
联系电话：[电话]

发函方：[我司全称]
地址：[详细地址]
联系人：[姓名]
联系电话：[电话]
日期：[年]年[月]日

事由：关于[合同名称]（合同编号：[编号]）的违约事宜

尊敬的[收函公司名称]：

我司与贵司于[日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[编号]），约定[简要说明合同主要内容]。根据合同约定及双方往来记录，贵司存在以下违约行为：

一、违约事实
1. [具体违约事实1，包括时间、地点、行为]
2. [具体违约事实2，包括时间、地点、行为]
3. [具体违约事实3，包括时间、地点、行为]

二、合同依据
根据《[合同名称]》第[条]款约定："[具体条款内容]"。贵司的上述行为已违反该条款约定。

三、法律依据
根据《中华人民共和国民法典》第[条]规定："[具体法律条文]"。贵司应承担相应的违约责任。

四、我方要求
现要求贵司在收到本函后[具体天数]个工作日内：
1. [具体要求1]
2. [具体要求2]
3. [具体要求3]

五、法律后果
如贵司未在上述期限内履行义务，我司将：
1. 依据合同约定追究贵司的违约责任；
2. [其他合同约定的救济措施]；
3. 保留向[法院/仲裁机构]提起诉讼/仲裁的权利；
4. 要求贵司赔偿因此造成的一切损失，包括但不限于[具体损失项目]。

六、送达方式
本函已通过[EMS快递/公证送达/电子邮件]方式送达，快递单号为[单号]，邮件发送时间为[时间]。

请贵司慎重对待本函，并及时采取纠正措施。如有疑问，请于[日期]前与我司联系。

特此函告！

[公司名称]（盖章）
授权代表（签字）：[姓名]
职务：[职务]
日期：[年]年[月]日

附件：
1. 《[合同名称]》复印件
2. [相关证据材料]

模板2：针对特定违约类型的警告函

2.1 付款违约警告函

[公司抬头纸]

关于：[合同名称]逾期付款的违约警告函

致：[收函公司全称]

我司与贵司于[日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[编号]），约定贵司应于[日期]前支付货款[金额]元。截至本函发出之日（[日期]），贵司仍未支付，已构成逾期付款违约。

根据合同第[条]款约定："买方应于卖方交货后[天数]日内支付全部货款，逾期每日按应付金额的[比例]支付违约金。"同时，根据《民法典》第五百八十五条规定，贵司应承担违约责任。

现要求贵司在收到本函后3个工作日内支付全部欠款[金额]元及违约金[金额]元。如逾期未付，我司将暂停后续供货，并保留采取法律行动的权利。

特此函告！

[公司名称]（盖章）
日期：[年]年[月]日

2.2 交付违约警告函

[公司抬头纸]

关于：[合同名称]延迟交付的违约警告函

致：[收函公司全称]

根据《[合同名称]》（合同编号：[编号]）第[条]款约定，贵司应于[日期]前交付[货物/服务]。截至本函发出之日，贵司仍未完成交付，已构成延迟交付违约。

延迟交付已导致我司：
1. [具体影响1，如生产线停工]
2. [具体影响2，如客户索赔]
3. [具体影响3，如商誉损失]

根据合同约定及法律规定，贵司应承担违约责任。现要求贵司在收到本函后[天数]日内完成交付，并赔偿我司损失[金额]元。

如贵司未按期履行，我司将：
1. 解除合同并要求赔偿损失；
2. 向法院提起诉讼；
3. 要求贵司承担我司因此支出的律师费、诉讼费等。

特此函告！

[公司名称]（盖章）
日期：[年]年[月]日

五、实用范例解析

范例1：供应商延迟交付货物的警告函

背景：A公司与B公司签订采购合同，约定B公司于2023年12月31日前交付1000台设备。但截至2024年1月10日，B公司仅交付600台，剩余400台未交付。

警告函内容：

[公司抬头纸]

关于：设备采购合同延迟交付的违约警告函

致：B公司
地址：[详细地址]
联系人：张经理
联系电话：13800138000

发函方：A公司
地址：[详细地址]
联系人：李经理
联系电话：13900139000
日期：2024年1月10日

事由：关于《设备采购合同》（合同编号：A20231201）的延迟交付违约事宜

尊敬的B公司：

我司与贵司于2023年12月1日签订的《设备采购合同》（合同编号：A20231201），约定贵司应于2023年12月31日前向我司交付1000台XX型号设备。截至本函发出之日（2024年1月10日），贵司仅交付600台，剩余400台仍未交付，已构成严重违约。

一、违约事实
1. 贵司应于2023年12月31日前交付全部1000台设备，但截至2024年1月10日，仍有400台未交付，延迟交付已达10天。
2. 根据合同第5条约定，贵司应提供质量合格的产品，但经我司检测，贵司交付的600台设备中，有50台存在XX质量问题（详见附件检测报告）。

二、合同依据
根据《设备采购合同》第5条约定："乙方应于2023年12月31日前交付全部1000台设备，每延迟一日，应支付合同总额0.5%的违约金。"贵司的上述行为已违反该条款约定。

三、法律依据
根据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条规定："当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。"同时，根据第五百八十五条规定，当事人可以约定违约金。

四、我方要求
现要求贵司在收到本函后3个工作日内：
1. 立即交付剩余400台设备；
2. 对存在质量问题的50台设备进行更换；
3. 支付截至2024年1月10日的违约金共计人民币15,000元（计算方式：合同总额100万元×0.5%×10天）。

五、法律后果
如贵司未在上述期限内履行义务，我司将：
1. 依据合同约定追究贵司的违约责任；
2. 暂停支付剩余款项（如有）；
3. 保留向法院提起诉讼的权利；
4. 要求贵司赔偿因此造成的一切损失，包括但不限于生产线停工损失、客户索赔损失等。

六、送达方式
本函已通过EMS快递方式送达，快递单号为：EM123456789CN，快递发出时间为2024年1月10日。

请贵司慎重对待本函，并及时采取纠正措施。如有疑问，请于2024年1月13日前与我司联系。

特此函告！

A公司（盖章）
授权代表（签字）：王总
职务：总经理
日期：2024年1月10日

附件：
1. 《设备采购合同》复印件
2. 质量检测报告
3. 交货记录

解析：

  1. 事实描述具体：明确指出延迟天数、未交付数量、质量问题数量
  2. 计算依据清晰：违约金计算方式明确
  3. 要求明确合理：3个工作日的期限合理
  4. 后果明确：列出了可能采取的法律行动
  5. 证据充分：附件提供了合同、检测报告、交货记录

范例2：服务提供商未按约定提供服务的警告函

背景：C公司与D公司签订IT服务合同，约定D公司提供系统维护服务，每月服务时间为20小时。但D公司连续3个月未达到约定服务时间，且服务质量不达标。

警告函内容：

[公司抬头纸]

关于：IT服务合同服务不达标的违约警告函

致：D公司
地址：[详细地址]
联系人：赵经理
联系电话：13700137000

发函方：C公司
地址：[详细地址]
联系人：钱经理
联系电话：13600136000
日期：2024年1月15日

事由：关于《IT系统维护服务合同》（合同编号：C20230101）的服务不达标违约事宜

尊敬的D公司：

我司与贵司于2023年1月1日签订的《IT系统维护服务合同》（合同编号：C20230101），约定贵司每月应提供不少于20小时的系统维护服务，且服务质量应达到合同附件《服务标准》的要求。但根据我司记录，贵司在2023年10月、11月、12月连续3个月存在服务不达标情况，已构成违约。

一、违约事实
1. 服务时间不足：
   - 2023年10月：实际服务12小时，不足8小时
   - 2023年11月：实际服务15小时，不足5小时
   - 2023年12月：实际服务10小时，不足10小时
2. 服务质量不达标：
   - 2023年10月：系统故障响应时间超过合同约定的2小时，实际平均响应时间为4.5小时
   - 2023年11月：系统维护后仍出现3次非计划停机，每次超过30分钟
   - 2023年12月：未按约定进行月度系统巡检，缺少巡检报告

二、合同依据
根据《IT系统维护服务合同》第3条约定："乙方每月应提供不少于20小时的系统维护服务，且服务质量应达到附件《服务标准》的要求。"第7条约定："如乙方连续2个月服务时间不足或服务质量不达标，甲方有权要求乙方支付违约金，违约金为当月服务费的20%。"

三、法律依据
根据《中华人民共和国民法典》第五百七十七条规定，贵司应承担违约责任。同时，根据第五百八十五条规定，当事人可以约定违约金。

四、我方要求
现要求贵司在收到本函后5个工作日内：
1. 提供2023年10月、11月、12月不足服务时间的补足服务计划；
2. 提交服务质量改进方案；
3. 支付违约金共计人民币12,000元（计算方式：每月服务费20,000元×20%×3个月）。

五、法律后果
如贵司未在上述期限内履行义务，我司将：
1. 依据合同约定追究贵司的违约责任；
2. 暂停支付2024年1月的服务费；
3. 保留解除合同的权利；
4. 保留向法院提起诉讼的权利；
5. 要求贵司赔偿因此造成的一切损失。

六、送达方式
本函已通过电子邮件方式发送至贵司指定邮箱service@dcompany.com，发送时间为2024年1月15日14:30，邮件已读回执已收到。

请贵司慎重对待本函，并及时采取纠正措施。如有疑问，请于2024年1月20日前与我司联系。

特此函告！

C公司（盖章）
授权代表（签字）：孙总
职务：总经理
日期：2024年1月15日

附件：
1. 《IT系统维护服务合同》复印件
2. 2023年10月-12月服务记录
3. 系统故障记录

解析：

  1. 数据化描述：使用具体数据说明服务时间不足和质量问题
  2. 分月说明：按月列出违约情况，清晰明了
  3. 违约金计算：明确计算方式和金额
  4. 补救措施：要求提供改进方案，体现协商意愿
  5. 送达方式：使用电子邮件并确认已读，符合现代商业习惯

六、避免法律风险的关键步骤

6.1 发函前的风险评估

  1. 违约事实核实：确保所有违约事实有充分证据支持
  2. 合同条款审查：确认合同中关于违约处理、通知方式、争议解决等条款
  3. 法律适用分析：分析适用的法律法规，确保要求合法合理
  4. 商业关系评估：考虑长期合作关系，选择适当的警告函类型和语气

6.2 发函过程中的风险控制

  1. 避免威胁性语言：不要使用”如果不…就…“等威胁性表述，而是客观陈述法律后果
  2. 保持专业语气：避免情绪化表达，保持冷静、客观、专业的语气
  3. 确保送达有效：选择可靠的送达方式并保留完整证据
  4. 内部审批流程：确保法务、管理层审核，避免个人行为

6.3 发函后的风险应对

  1. 记录沟通情况：记录对方的回复、协商过程
  2. 评估对方反应：根据对方反应调整后续策略
  3. 准备下一步行动：如对方未回应或拒绝履行，准备法律行动
  4. 保护商业秘密：在函件中避免泄露敏感商业信息

6.4 常见法律风险及规避方法

风险类型 具体表现 规避方法
证据不足 仅凭口头约定或单方陈述 收集书面证据，固定电子证据
时效风险 超过诉讼时效未发函 及时发函中断诉讼时效
送达无效 未按合同约定方式送达 严格按合同约定方式送达，保留送达证据
要求不合理 要求超出合同约定或法律规定 要求应基于合同和法律规定，合理适度
语气不当 使用威胁、侮辱性语言 保持专业、客观、冷静的语气
泄露机密 在函件中泄露商业秘密 敏感信息通过其他方式沟通，函件中仅说明违约事实

七、特殊情况处理

7.1 多次违约的处理

对于多次违约的合作伙伴，应在警告函中：

  1. 列明所有违约事实
  2. 说明违约的累积影响
  3. 要求立即纠正并防止再次发生
  4. 明确告知可能采取更严厉措施

7.2 重大违约的处理

对于重大违约（如根本违约），警告函应：

  1. 明确指出已构成根本违约
  2. 要求立即纠正或解除合同
  3. 要求赔偿全部损失
  4. 明确告知将立即采取法律行动

7.3 对方不回应的处理

如对方收到警告函后不回应：

  1. 等待合理期限（通常3-7天）
  2. 发送第二封警告函，语气更严厉
  3. 考虑采取法律行动
  4. 保留所有沟通记录作为证据

八、实用建议与技巧

8.1 撰写技巧

  1. 使用标题和编号：使函件结构清晰，便于阅读
  2. 事实与要求分开：先陈述事实，再提出要求
  3. 使用客观语言：避免主观判断，使用”根据记录”、”经核实”等表述
  4. 引用具体条款：精确引用合同条款和法律条文
  5. 计算具体金额：违约金、损失金额应具体计算

8.2 送达技巧

  1. 双重送达：同时使用EMS和电子邮件，确保送达
  2. 公证送达：对于重要函件，可考虑公证送达
  3. 签收确认：要求对方签收并保留签收单
  4. 时间记录：记录发送时间、对方签收时间

8.3 后续跟进技巧

  1. 设定跟进时间：在警告函中设定对方回复期限
  2. 准备备选方案：考虑对方可能的反应及应对策略
  3. 保持沟通渠道：确保对方能联系到你方负责人
  4. 记录所有沟通：记录电话、邮件、面谈等所有沟通内容

九、总结

合作警告函是商业活动中维护自身权益的重要工具，但撰写和发送时需要谨慎处理，避免引发不必要的法律风险。关键要点包括：

  1. 事实清楚：确保违约事实有充分证据支持
  2. 依据充分：引用准确的合同条款和法律条文
  3. 要求合理：要求应基于合同和法律规定，合理适度
  4. 语气专业：保持冷静、客观、专业的语气
  5. 送达有效：选择可靠的送达方式并保留完整证据
  6. 程序合规：遵循内部审批流程，确保行为合规

通过遵循本文提供的模板、范例和关键步骤，您可以有效撰写合作警告函，在维护自身合法权益的同时，最大限度地降低法律风险。记住，一封专业的警告函不仅是法律文件，更是商业沟通的桥梁，应以解决问题为目标，而非激化矛盾。

十、附录：常用法律条文参考

10.1 《中华人民共和国民法典》相关条文

  • 第五百七十七条：当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。
  • 第五百八十五条：当事人可以约定一方违约时应当根据违约情况向对方支付一定数额的违约金，也可以约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。
  • 第五百六十三条：有下列情形之一的，当事人可以解除合同：（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；（二）在履行期限届满前，当事人一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；（三）当事人一方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；（四）当事人一方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；（五）法律规定的其他情形。

10.2 《中华人民共和国民事诉讼法》相关条文

  • 第六十七条：当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。
  • 第一百二十条：起诉应当向人民法院递交起诉状，并按照被告人数提出副本。

10.3 《中华人民共和国仲裁法》相关条文

  • 第二十一条：当事人申请仲裁应当符合下列条件：（一）有仲裁协议；（二）有具体的仲裁请求和事实、理由；（三）属于仲裁委员会的受理范围。

通过掌握这些法律知识，您可以更好地理解警告函的法律依据，撰写出更具说服力和法律效力的函件。