在商业活动中，合作协议的解除是常见的情况。这可能是因为双方的业务需求发生变化，或者是因为某些不可预见的原因。无论何种原因，撰写一封有效沟通的函件来协商解除合作协议都是至关重要的。以下是一些关键步骤和技巧，帮助您撰写一封专业且有效的函件。

准备工作

1. 明确目的和立场

在开始撰写函件之前，明确您的目的和立场。您是要正式提出解除协议，还是希望与对方协商达成一个双方都能接受的解决方案？

2. 确定关键信息

收集所有与协议解除相关的关键信息，包括协议的条款、双方之前的沟通记录、任何违约行为以及您希望达成的结果。

3. 确定收件人

确定函件的收件人，这可能是对方的法定代表人或具体负责此事的联系人。

函件结构

1. 函头

  • 日期
  • 发件人公司名称和地址
  • 收件人公司名称和地址

2. 称呼

  • 使用正式的称呼，如“尊敬的[姓名]先生/女士”。

3. 开场白

  • 简要介绍函件的目的，例如：“关于我们之间的[协议名称]协议，我方现提出解除协议的请求。”

4. 详细说明

  • 清晰地说明解除协议的原因，引用协议中的相关条款，并解释违约或变更的原因。
  • 提供具体的例子或数据来支持您的立场。

5. 协商建议

  • 如果可能，提出一些协商的建议，例如分期支付剩余款项、交接事宜等。

6. 跟进措施

  • 明确下一步的行动计划，如对方需要在多少时间内回复，以及如何处理后续事宜。

7. 结尾

  • 使用正式的结束语，如“敬请回复”或“期待您的积极回应”。

8. 签名

  • 使用您的全名和职位，如果是打印函件，请在签名下方注明“手写签名”。

通信技巧

1. 语气专业

保持函件的专业性和礼貌，避免使用情绪化的语言。

2. 语言简洁

使用简洁明了的语言，避免冗长的句子和复杂的术语。

3. 清晰的结构

确保函件的结构清晰，每个段落都有一个明确的主题句。

4. 仔细校对

在发送函件之前，仔细校对以避免拼写和语法错误。

例子

以下是一个简单的函件模板：

[公司名称]
[公司地址]
[日期]

[收件人公司名称]
[收件人地址]

尊敬的[姓名]先生/女士：

关于我们之间的《XX合作协议》协议，我方现提出解除协议的请求。根据协议第[条款编号]条，由于[具体原因]，我方认为有必要终止本协议。

我们理解这可能对双方都有一定的影响，因此我们愿意与贵方协商，寻求一个双方都能接受的解决方案。建议如下：

1. 贵方应在[日期]前支付剩余的[金额]元。
2. 双方应确保在[日期]前完成所有未完成的交付和结算。

我们期待您的积极回应，并愿意在[具体日期]前进行进一步的讨论。

敬请回复。

此致
敬礼！

[您的全名]
[您的职位]
[公司名称]

通过遵循上述步骤和技巧，您将能够撰写一封有效沟通的函件，以协商解除合作协议。