引言
在商业活动中，合作关系的终止是常见的情况。无论是由于合同到期、业务方向调整还是其他原因，撰写一份优雅、友好的终止合作函对于维护双方关系至关重要。本文将为您提供一份详细的指南，帮助您撰写一份既专业又友好的终止合作函。
一、确定函件目的
在撰写终止合作函之前，首先要明确函件的目的。通常，终止合作函的目的包括：
- 正式通知对方合作关系即将结束。
- 表达对过去合作关系的感谢。
- 提供合作终止的具体原因（如果合适）。
- 确保所有未完成的事项得到妥善处理。
二、函件格式
抬头：包括发件人公司名称、地址、日期和收件人公司名称、地址。
称呼：使用正式的称呼，如“尊敬的[收件人姓名]先生/女士”。
正文：
- 开头：简要说明函件的目的，例如“我方[发件人公司名称]在此正式通知贵公司，关于[合作项目名称]的合作将于[终止日期]正式终止。”
- 主体：
- 感谢合作：感谢对方在过去合作中的努力和贡献。
- 说明原因：如果合适，可以简要说明终止合作的原因，但应避免指责或负面评价。
- 处理未完成事项：明确指出如何处理未完成的事项，包括但不限于付款、交付货物等。
- 结尾：表达对未来合作的期待，例如“期待未来有机会再次与贵公司合作。”
落款：包括发件人公司名称、联系人姓名和职位。
三、撰写要点
- 语气友好：即使是在终止合作关系的情况下，也要保持友好的语气，避免使用攻击性或侮辱性的语言。
- 清晰简洁：用简洁明了的语言表达函件内容，避免使用过于复杂的句子或术语。
- 具体明确：在提及具体事项时，要确保内容准确无误，避免产生误解。
- 尊重对方：在函件中尊重对方，避免使用可能导致对方产生负面情绪的措辞。
四、示例
以下是一份终止合作函的示例：
[发件人公司名称]
[发件人地址]
[日期]
[收件人公司名称]
[收件人地址]
尊敬的[收件人姓名]先生/女士：
我方[发件人公司名称]在此正式通知贵公司，关于“XX项目”的合作将于2023年12月31日正式终止。
首先，我们衷心感谢贵公司在过去合作中的辛勤付出和良好配合。在合作过程中，我们共同取得了显著的成绩，对此我们深感欣慰。
关于合作终止的原因，主要是由于我方业务方向调整，导致项目不再符合我们的发展战略。我们理解这一决定可能对贵公司造成一定的影响，对此我们深感抱歉。
为确保合作关系的顺利结束，我们已与贵公司协商，以下事项已得到妥善处理：
- [未完成事项1]
- [未完成事项2]
我们期待未来有机会再次与贵公司合作，共同创造更多价值。
敬请予以理解和支持。
此致
敬礼！
[发件人公司名称]
[联系人姓名]
[职位]
五、总结
撰写一份优雅、友好的终止合作函，有助于维护双方关系，避免不必要的纠纷。遵循以上指南，相信您能够撰写出一份满意的终止合作函。