在商业合作中，因各种原因需要终止合作并处理退款事宜时，一份措辞严谨、逻辑清晰的声明书至关重要。它不仅是双方沟通的正式记录，更是未来可能发生的法律纠纷中的关键证据。撰写此类声明书的核心目标是：明确表达终止合作的意愿、清晰界定退款金额与方式、合理陈述终止原因、规避潜在的法律风险。以下将详细阐述撰写要点，并提供具体示例。

一、 撰写前的准备工作：奠定法律与事实基础

在动笔之前，必须做好充分的准备工作，确保声明书的内容有据可依。

  1. 审查原始合同：仔细阅读双方签署的合作协议或合同，重点关注以下条款：

    • 终止条款：合同中是否规定了单方终止或双方协商终止的条件、程序和通知期限。
    • 退款条款：合同中关于退款的具体规定，例如退款比例、计算方式（如按已完成工作量、按时间比例）、退款时限等。
    • 违约责任：如果一方违约导致终止，合同中如何界定违约责任及赔偿。
    • 争议解决条款：合同中约定的争议解决方式（如协商、仲裁、诉讼）及管辖地。

  2. 收集与整理证据：收集所有与合作相关的文件和沟通记录，作为声明书内容的支撑。例如：

    • 合同原件或复印件。
    • 付款凭证（银行转账记录、发票等）。
    • 工作成果交付记录（邮件、项目管理系统截图、验收单等）。
    • 沟通记录（邮件、微信/钉钉聊天记录，需注意保存完整上下文，必要时可公证）。
    • 证明对方违约或合作无法继续的证据（如对方未按期交付、质量不达标、违反合同约定等）。

  3. 明确己方诉求与底线：确定你希望通过声明书达成的核心目标：

    • 终止合作：明确、无歧义地表达终止合作的决定。
    • 退款金额：根据合同和事实，计算出一个合理、有依据的退款金额。
    • 退款方式与时间：明确退款的支付方式（如银行转账）和期望的到账时间。
    • 后续事宜：是否涉及保密义务、知识产权归属、资料交接等。

二、 声明书的核心结构与撰写要点

一份完整的声明书通常包含以下几个部分，每个部分都需精心措辞。

1. 标题与基本信息

  • 标题：应简洁明了，直接点明文件性质。例如：《关于终止XX项目合作及退款事宜的声明书》或《退款并终止合作声明书》。
  • 基本信息：
    • 声明方：你的公司全称或个人姓名、地址、联系方式。
    • 接收方：合作方的公司全称或个人姓名、地址。
    • 日期：声明书的签署日期，非常重要，关系到通知的生效时间。
    • 编号（可选）：为便于归档和管理，可添加文件编号。

2. 引言与背景陈述

  • 目的：简要说明声明书的撰写目的，即“就双方于[合同签订日期]签订的《[合同名称]》（合同编号：[合同编号]）项下的合作事宜，现正式发出本声明书”。
  • 背景：客观陈述合作的基本情况，例如合作开始时间、合作内容、已支付款项等。避免在此处加入主观情绪或指责性语言，仅陈述事实。
    • 示例：“双方于2023年1月1日签订上述合同，约定由我方（甲方）向贵方（乙方）提供[具体服务/产品]，合同总金额为人民币XX元。截至本声明书发出之日，我方已按合同约定履行了[具体义务，如：完成了项目第一阶段的设计工作]，并已支付合同款项人民币XX元。”

3. 终止合作的原因与依据（核心部分）

  • 原则：客观、具体、有据可依。避免使用“感觉不好”、“沟通不畅”等模糊表述。应引用合同条款或客观事实。
  • 常见原因及表述方式：
    • 对方违约：明确指出对方违反了合同的哪一条款，并提供简要事实描述。
      • 示例：“根据合同第X条第X款，贵方应于2023年3月1日前交付[具体交付物]。但截至本声明书发出之日，贵方仍未完成交付，且已超过合同约定的宽限期。该行为已构成根本违约，导致我方合同目的无法实现。”
    • 不可抗力或情势变更：说明因不可预见、不可避免的客观情况导致合作无法继续。
      • 示例：“因[具体原因，如：国家政策重大调整/自然灾害]，导致本项目所依赖的[关键条件]已不复存在，继续履行合同将对双方造成重大不利影响。根据《民法典》相关规定及合同第X条，双方协商一致终止合作。”
    • 双方协商一致：如果已与对方初步沟通并达成意向，可在此说明。
      • 示例：“经双方友好协商，一致同意自本声明书生效之日起终止上述合同的履行。”
    • 己方原因：如需单方终止，需谨慎。应说明己方原因，并表明愿意承担相应责任（如有）。
      • 示例：“因我方内部战略调整，经审慎评估，决定终止本项目合作。我方理解此决定可能给贵方造成不便，并愿意根据合同第X条关于单方终止的约定，承担相应责任。”

4. 退款事宜的明确约定

  • 退款金额：清晰列出计算依据和最终金额。
    • 示例：“根据合同第X条关于终止退款的约定，经双方核算，我方已支付款项人民币XX元，扣除贵方已提供服务的合理费用（依据：[具体工作成果及对应费用]）及合同约定的违约金（如有）后，贵方应向我方退还人民币XX元。”
    • 如果涉及复杂计算：可以附上《退款计算明细表》作为附件。
  • 退款方式与时间：明确指定退款账户信息，并设定一个合理的期限。
    • 示例：“请贵方在收到本声明书后【15】个工作日内，将上述退款金额人民币XX元，通过银行转账方式支付至以下账户：[开户行、户名、账号]。逾期未支付的，我方将保留采取进一步法律措施的权利。”
  • 发票处理：说明已开具发票的处理方式（如红冲、作废等）。

5. 后续事宜安排

  • 资料交接：明确双方需要交接的资料、文件、数据等，以及交接的时间和方式。
    • 示例：“请贵方在收到退款后【5】个工作日内，将与本项目相关的所有资料（包括但不限于源代码、设计稿、文档等）完整移交给我方指定人员。”
  • 保密义务：重申双方在合作期间知悉的商业秘密、技术信息等，终止后仍需继续履行保密义务。
  • 知识产权：明确合作期间产生的知识产权的归属。例如：“合作期间产生的知识产权，根据合同第X条约定，归我方所有。”
  • 争议解决：再次声明，若因本声明书或终止合作事宜产生争议，双方应首先友好协商；协商不成的，任何一方均有权向[合同约定的管辖地]人民法院提起诉讼。

6. 声明与落款

  • 声明效力：明确本声明书的性质。
    • 示例：“本声明书自送达贵方之日起生效，作为双方对原合同终止及退款事宜的正式确认。本声明书未尽事宜，双方可另行签订补充协议。”
  • 落款：
    • 声明方（盖章）：公司需加盖公章，个人需签字。
    • 授权代表（签字）：如为公司文件，需有授权代表签字。
    • 日期：签署日期。

三、 关键注意事项与风险规避策略

  1. 语言严谨，避免歧义：

    • 使用“应”、“须”、“不得”等明确义务的词语。
    • 避免使用“可能”、“大概”、“尽量”等模糊词汇。
    • 所有金额、日期、数量必须精确无误。

  2. 保持专业与冷静：

    • 全文语气应客观、理性、专业，避免情绪化、攻击性或侮辱性语言。这不仅有助于维持商业形象，也能在法律上占据更有利的位置。

  3. 送达与确认：

    • 声明书必须有效送达对方。建议使用邮政EMS特快专递（在快递单上注明文件名称，如“关于XX项目终止合作的声明书”），并保留好寄送凭证和签收记录。这是证明对方已收到通知的关键证据。
    • 同时，可以通过电子邮件发送扫描件作为辅助通知，并保留邮件发送记录。

  4. 保留所有证据：

    • 声明书的原件、寄送凭证、对方的签收记录、电子邮件、所有沟通记录等，都应妥善保管。

  5. 咨询专业人士：

    • 如果涉及金额较大、情况复杂或对方可能强烈反对，强烈建议在发出声明书前咨询律师。律师可以帮助你审核声明书的法律效力，评估风险，并提供更专业的建议。

四、 示例模板（仅供参考，请根据实际情况修改）

关于终止《XX项目开发合同》及退款事宜的声明书

致：[合作方公司全称] 地址：[合作方地址] 发件人：[我方公司全称] 地址：[我方地址] 日期：2023年10月27日 文件编号：[可选]

事由：关于双方于2023年1月15日签订的《XX项目开发合同》（合同编号：HT-20230115-001）的终止及退款事宜

尊敬的[合作方公司名称]：

根据双方签订的上述合同，我方（甲方）委托贵方（乙方）进行XX项目的开发工作。合同总金额为人民币500,000元，我方已按合同约定于2023年2月10日前支付首期款项人民币250,000元。

现因以下原因，我方决定终止该合同：

  1. 根本违约：根据合同第5.1条，贵方应于2023年8月31日前完成项目核心功能的开发并交付验收。但截至本声明书发出之日，贵方仅完成了部分非核心功能，且已交付的代码存在严重缺陷，经我方多次书面催告（详见附件1：催告函及邮件记录），贵方仍未在合同约定的宽限期内完成整改。贵方的上述行为已构成根本违约，导致我方合同目的无法实现。

  2. 协商一致：鉴于上述情况，双方于2023年10月20日进行了沟通，贵方代表[姓名]承认了交付延迟及质量问题，并同意终止合作。

基于上述事实与合同约定，现正式声明如下：

一、 合作终止 双方同意，自本声明书生效之日起，终止《XX项目开发合同》（合同编号：HT-20230115-001）的履行。

二、 退款事宜

  1. 退款金额：根据合同第8.2条关于违约终止的退款条款，经双方核算，贵方应向我方退还已支付款项人民币250,000元。
  2. 退款方式：请贵方通过银行转账方式支付至以下账户：
    • 户名：[我方公司全称]
    • 开户行：[我方开户行名称]
    • 账号：[我方银行账号]
  3. 退款时限：请贵方在收到本声明书后10个工作日内（即2023年11月10日前）完成退款支付。

三、 后续事宜

  1. 资料交接：请贵方在收到退款后3个工作日内，将与本项目相关的所有资料（包括但不限于源代码、设计文档、测试报告等）完整移交给我方项目经理[姓名]（联系方式：[电话/邮箱]）。
  2. 保密义务：双方承诺，对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术信息等，继续履行保密义务，保密期限为合同终止后五年。
  3. 知识产权：根据合同第7条约定，合作期间产生的知识产权（包括但不限于源代码、设计图等）归我方所有。贵方不得以任何形式使用或向第三方披露。

四、 争议解决 因本声明书或合作终止事宜产生的任何争议，双方应首先友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[合同约定的管辖地，如：北京市海淀区]人民法院提起诉讼。

本声明书自送达贵方之日起生效。请贵方在收到后予以书面确认。

特此声明。

声明方（盖章）：[我方公司全称] 授权代表（签字）：__________ 日期：2023年10月27日

附件：

  1. 催告函及邮件记录
  2. 退款计算明细表（如有）

（注：本模板仅为示例，具体使用时请务必根据您的实际情况、合同条款及当地法律法规进行修改，并在必要时咨询法律专业人士。）

通过以上步骤和要点撰写声明书，能够最大程度地保护自身权益，清晰表达立场，同时以专业、理性的态度处理问题，有效降低未来产生法律纠纷的风险。记住，一份好的声明书不仅是解决问题的工具，更是展现你专业素养和商业信誉的窗口。